С 1941 г. и до конца войны советские военнопленные регистрировались практически так же, как и военнопленные всех других стран.
Самым важным результатом этой бюрократической процедуры была «личная карточка (I)», на лицевой и оборотной сторонах которой были записаны все основные данные заключенного. Сюда входят его возраст и происхождение, рост и цвет глаз, наименование бывшей части, дата и место пленения, а также адрес лица на родине, которое следует уведомить в случае его смерти. Часто на лицевой стороне карточки есть фотография заключенного, сделанная в лагере. На ее обратной стороне записывались прививки и переводы в так называемые «рабочие команды». Здесь также указывались данные о госпитализации.
Отдельные записи на лицевой стороне также содержат информацию об особых мерах, принятых в отношении пленного, наказаниях, аресте, расстреле или переводе в концентрационный лагерь, что часто означает последующее убийство пленного.
Система регистрации военнопленных фиксировала множество событий: поступление пленного в лагерную систему с присвоением лагерного номера, его перевод в другие лагеря, иногда его поступление в лазарет. Многие из этих изменений привели к появлению дополнительных карточек. Всего было более 20 различных типов этих документов.
Все зарегистрированные отдельные события регулярно заносились в списки и переносились на личную карточку. Однако ход войны и быстро меняющиеся ситуации привели к тому, что этот перенос во многих случаях остался незавершенным. Поэтому биографические данные, основанные на системе карточек пленных, должны в каждом случае очень тщательно проверяться и неизбежно содержат пробелы и ошибки.
Немецкие учетные карточки (obd-memorial.ru); Карточки поступления и больничные карточки (obd-memorial.ru).